メール返信の生産性を上げる

fjconsultants Blog：4,715投稿目　fjコンサルタンツ藤原毅芳執筆

メール返信の時間

顧客とのコミュニケーションはメールを利用しています。
SNSという人もいるでしょう。
そこにはメールを書くという作業が発生しています。

このメール返信作業が予想外に時間を必要としているのです。
時間を費やしています。

では、メール返信時間を減らすにはどうすればいいのでしょうか。

返信作業時間を減らす

それこそ、詳細に対処していかなければ減少しません。
速い人のマネをするのはひとつの方法です。
何が速いのか。
入力作業が速いのであればマネて速くする。
タイピングもタッチタイピングを習得し、さらにスピードを上げる。

同時に、単語登録を増やすのも方法です。
漢字変換の単語登録です。
これは会社で専門用語の単語登録を作成しておき、全社員のパソコンにインストールする方法もあります。
そうすれば専門用語や会社名、氏名など変換に手間取る時間を削減できます。

限界が来たら次の手を

ただ、タイピングや単語登録で削減できる時間は限界があります。
それほど生産性を劇的に上げるわけでもありません。

というのも、メール返信の内容を考える時間が多い人がいるからです。
パソコンの前でフリーズしている時間が長い。
または、メールの返信に書く内容について調べたり、リサーチしながら書いているので長時間かかってしまっているのです。

パターン化する

メール返答の中には、専門的なことを返信したり、技術的なことを返信するケースがあります。
そんなとき、全てを新たに書き起こしています。
お客様からの質問があれば毎回同じような内容のメールを返信しているのです。

その内容をパターン化すると減るのではないか。
そう考えています。
しかし、お客様の質問は同じようで同じではない。
微妙に違うと担当のスタッフは言います。
だからパターン化できないと言われるのです。

ではどうしたらいいのでしょうか。

Q＆A公開

ひとつの試みとして、Web上に顧客からの質問と返答（Q＆A）を掲載する。
ネット上に公開する手法があります。

その都度、このページをご参照ください、とメールには書くだけです。
しかも担当者が簡単に追加修正できるWebページがあればベストです。

そんな便利なツールはないのか、と探していたところnotion が利用できることに気がつきました。
単なるメモ帳ツールなのですが、ページごとにネット公開できるのです。

担当者はメモ帳に追加したり、修正したりするだけ。
あとはそのページのリンク（URL）を送付するだけです。

この手法だと担当者だけで完結できます。
Web担当に依頼する手間も必要ありません。
簡単に実現可能です。

そうすれば、調べる手間、書く時間が一気に解消されます。
メール返信の重複作業を減らすには有効だと考えています。

まとめ

ツールの進化は止まりません。
まだ紹介したいツールもあるほどです。

こうしたツールで生産性が上げられる、実現しやすくなるのは事実。
積極的に前向きに組織に導入できるかがカギになるでしょう。
遠慮なく取り入れていきたい部分です。