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仕事が集中することを避けるために

fjconsultants Blog:4,649投稿目 fjコンサルタンツ藤原毅芳執筆

結局忙しい

スタッフの仕事配分がアンバランス。
どうしても1人に仕事が集中してしまうときがあります。
この状態では、仕事集中している人がボトルネックになってしまい仕事の結果には限界が生じます。
今回もそのような現場に遭遇しました。
先月から解決に向かっていません。
このままではボトルネックがさらに大きなボトルネックになっていくでしょう。

では、どのように解決すればいいのでしょうか。

景気後退期に見られる仕事の集中

景気後退期には、ある人に仕事が集中することが生じることが増える傾向にあります。
チームのメンバーが退職により減少するのが要因であったりします。
また、他の部署に異動によりチーム人数が減少することもあります。
そのため残ったメンバーの中で、仕事を断れない人に仕事が集中してしまいます。
責任感がある人の方に仕事が流れ込むのです。

無理な受注が要因のときも

他にも無理な受注が原因になることもあります。
受注減を補うために無理な受注をしてしまうのです。
信じられないかもしれませんが末期な状態では赤字でも受注してしまいます。
その受注を営業部とは別の部署がこなしていきます。
しかし、そもそも無理な内容であるために納期に間に合わないことがあるのです。
コストに合わせて仕事をすれば納品できない、品質が追いつかないことが発生。
最後には、仕事をこなす部署が疲労から崩壊していきます。

兼任の仕事が多い

今回の現場では営業さんが営業以外の手配、準備をすべて行っていました。
そのため本来の営業活動ができなかったのです。
発注業務やスタッフ教育、現場の準備まで時間をかけて営業さんが行っていました。
これでは本来の仕事である営業活動ができなくなってしまいます。

違った満足感

このような忙しい状況の置かれると現状認識ができなくなります。
自分の本来の仕事を忘れてしまう。
目の前の仕事を締め切りまでに終わらせることだけになっていくのです。
納期までに仕事を納めることが優先され、締め切りを守ることで満足感を得るのです。

まとめ

仕事の集中は《分散》が解決。
現状の仕事内容を各自で記入し把握します。
そこから全体最適を考えながら仕事配分をする。
これがリーダーの仕事です。
最適化は部分的では意味がなく、全体が向上するための全体最適が解です。
仕事の集中を無くすには全体的な解が最適なのです。