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メール返信の生産性を上げる

fjconsultants Blog:4,715投稿目 fjコンサルタンツ藤原毅芳執筆

メール返信の時間

顧客とのコミュニケーションはメールを利用しています。
SNSという人もいるでしょう。
そこにはメールを書くという作業が発生しています。

このメール返信作業が予想外に時間を必要としているのです。
時間を費やしています。

では、メール返信時間を減らすにはどうすればいいのでしょうか。

返信作業時間を減らす

それこそ、詳細に対処していかなければ減少しません。
速い人のマネをするのはひとつの方法です。
何が速いのか。
入力作業が速いのであればマネて速くする。
タイピングもタッチタイピングを習得し、さらにスピードを上げる。

同時に、単語登録を増やすのも方法です。
漢字変換の単語登録です。
これは会社で専門用語の単語登録を作成しておき、全社員のパソコンにインストールする方法もあります。
そうすれば専門用語や会社名、氏名など変換に手間取る時間を削減できます。

限界が来たら次の手を

ただ、タイピングや単語登録で削減できる時間は限界があります。
それほど生産性を劇的に上げるわけでもありません。

というのも、メール返信の内容を考える時間が多い人がいるからです。
パソコンの前でフリーズしている時間が長い。
または、メールの返信に書く内容について調べたり、リサーチしながら書いているので長時間かかってしまっているのです。

パターン化する

メール返答の中には、専門的なことを返信したり、技術的なことを返信するケースがあります。
そんなとき、全てを新たに書き起こしています。
お客様からの質問があれば毎回同じような内容のメールを返信しているのです。

その内容をパターン化すると減るのではないか。
そう考えています。
しかし、お客様の質問は同じようで同じではない。
微妙に違うと担当のスタッフは言います。
だからパターン化できないと言われるのです。

ではどうしたらいいのでしょうか。

Q&A公開

ひとつの試みとして、Web上に顧客からの質問と返答(Q&A)を掲載する。
ネット上に公開する手法があります。

その都度、このページをご参照ください、とメールには書くだけです。
しかも担当者が簡単に追加修正できるWebページがあればベストです。

そんな便利なツールはないのか、と探していたところnotion が利用できることに気がつきました。
単なるメモ帳ツールなのですが、ページごとにネット公開できるのです。

担当者はメモ帳に追加したり、修正したりするだけ。
あとはそのページのリンク(URL)を送付するだけです。

この手法だと担当者だけで完結できます。
Web担当に依頼する手間も必要ありません。
簡単に実現可能です。

そうすれば、調べる手間、書く時間が一気に解消されます。
メール返信の重複作業を減らすには有効だと考えています。

まとめ

ツールの進化は止まりません。
まだ紹介したいツールもあるほどです。

こうしたツールで生産性が上げられる、実現しやすくなるのは事実。
積極的に前向きに組織に導入できるかがカギになるでしょう。
遠慮なく取り入れていきたい部分です。