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仕事が忙しくなったら時間数は増やすのではなく短くする

やらなければならないができない

入社10年未満の若手と称されるスタッフの中で成長したいと思っている人がいました。しかし、成長のためにやらなければならないと思っていることが実践できない悩みを抱えていたのです。たとえばこんな感じです。

成長のために資格を取得しよう、業界の知識を増やそう、お客様の業界のことを深く知ろうと思ったとき、情報収集をしたり・勉強したりする時間が取れないのです。プライベートも忙しくなる年齢であり、やらなければならないことが多すぎる時期でもあるのです。そのため時間のやりくりができず、消化不良を起こしている状態です。

どうしたら良いのでしょうか。

睡眠削って時間数を増やす

こんな状況になると、最初に考えるのは睡眠時間を削ることです。これは正しいのでしょうか。

1日だけ睡眠時間を削り時間を作るのは問題のない範囲かもしれません。しかし睡眠時間を削りながら日々を過ごしていたら疲労が蓄積し、頭が眠い状態が続いてしまいます。これは軽い酩酊状態なので、仕事をこなす効率が落ちていくのです。

そのため時間数を増やせたはずなのに、仕事が完了しない。終わらない。こなしているつもりなのですが最終的には完了しないのです。なので睡眠時間を削って時間数を増やす考え方は、長期的に見て間違いだと感じます。

逆に短時間で

対処法は逆の発想です。未完了が増えたときには、こなす時間を短くする、短時間でできるようにしてしまうのです。割り当てる時間数を減らすという意味です。

手法は2つあります。

1つは他の人から仕事を遮断されない時間帯を作るのです。それだけで仕事のスピード、完了までの時間数は短くなります。過去にこんな経験をしたことがあります。

出社してから2時間後にアポイントのため、オフィスから出かけなければならない状態でした。しかし、朝一番で仕事の依頼があり、緊急対応しなければならなかったのです。通常ならば4時間から6時間かかる仕事内容でした。しかし2時間後に出かければならないと言うリミットがあったので、社内で電話を取り次がないようにお願いをし、その仕事に対応したのです。

2時間という時間制限、デッドラインがあったことと、遮断されない時間帯を構築できたことが成功体験となりました。2時間で緊急対応が完了したのです。生産性としては2倍から3倍の結果が、偶然ですが出てしまったのです。

集中力を高める

もう一つの手法は、自分の集中力を高めることです。人は集中すればするほど仕事の能率がアップしてきます。

お客様にメールを返信する、お客様用の資料を作成する、マニュアルを作成する、といった仕事を考えても、集中力がある時とない時では完了するまでの時間は全く違うものになるのではないでしょうか。

集中力があるときには半分の時間でできると考えています。特に文章を考える、企画を考える、資料を作成するときは集中力により時間数が左右されるのです。

まとめ

時間がないときの解決方法は、遮断された時間と集中力です。まずはこの2点から取り組むことです。

特に集中力については、自分の身体の体調も左右されるので自分自身に対する観察力も向上させなければなりません。自分の定点観測です。前兆がどこに出るのかは人によって違います。その前兆を知っていれば対処できると考えています。

このように考えてみると、仕事もスポーツと同じ要素があります。スポーツ選手が体調管理をするのと同じように仕事の集中力を高めるためにも体調管理や維持に努めるのも仕事だと感じます。

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ビジネスリーダーのためのWeb Magazine ファースト・ジャッジ:4,842投稿目 fjコンサルタンツ藤原毅芳執筆