先延ばしにしがちな
毎日、タスクに取り組んでいる。向かい合っています。しかし、to doリストを見返してみると、なかなか消えない項目があることに気づきます。それは、手をつけていない、あるいは先延ばしにしている項目です。これらの項目は、重要度が高いにもかかわらず、緊急度が低いために後回しにされがちなのです。でも消去することもできず、半年間、1年間と残り続ける項目でもあるのです。
問題点
経営では、to doが残り続けると問題が発生してしまいます。こんな事例があります。
業績が好調な時期ほど、原価計算や経費の算出を正確に行うことが重要ですが、つい先送りにしてしまいます。現在の業績が良好で、収益も上がっているからと油断してしまうのです。収益が上がっているから良いのではないか、という過信です。
集客活動においても、情報発信は欠かせません。しかし、顧客からの問い合わせがある間は、情報発信を先延ばしにしがちです。問い合わせがゼロになったときになって、慌てて情報発信に取り組むことになるのです。最近でも、メルマガが急に増えているのを感じます。突然、送付してきた会社に驚くこともあるでしょう。
問題点
先延ばしにしながら、最後になって慌てて取り組むこと。これは、多くの人が陥りがちな問題です。この話をするとき大きくうなずく人がいるので、よっぽど先延ばし習性が治らないのが理解できます。問題点は次のとおり。
- 重要度が高いにもかかわらず、緊急度が低いタスクを先延ばしにしがち
- 業績が好調な時期ほど、原価計算や経費の算出・確認を後回しにしてしまう
- 顧客からの問い合わせがある間は、情報発信を先延ばしにする傾向がある
- 重要なタスクを先延ばしにすることで、最終的に慌てて取り組むこともある
これらの問題を解決するために、以下のようなアプローチが考えられます。
- タスクの優先順位を明確にする→重要度と緊急度を軸にタスクを分類し、優先順位を付け毎日振り返り、順番を変更する
- スケジュールを立てる→重要なタスクを確実に実行するために、スケジュールを立て、時間を確保。まとまった時間にやろうとしないこと
- 定期的に見直す→定期的にto doリストを見直し、先延ばしにしているタスクがないか確認する。毎日するのが理想
まとめ
完璧にto doリストをこなすことがない状態のときもあるものです。ポイントは、毎日のto do項目を減らしていくこと。7個〜8個ぐらいが理想です。このペースを崩さないことがが安定感につながります。感情の上下はありますが、to doの消化個数の上下はあまり芳しいことではありません。安定的にこなしていくことを優先することです。
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