社内向けの仕事が間に合わない理由と解決策

間に合わない

「お客様に提出する資料は、期日を守ってきちんと出しているのですが、社内の提出資料は、締め切りに間に合わないのです」という質問がありました。これはなぜなのでしょうか。なぜこのようなことが発生するのでしょうか。最近は仕事量が増える時期に来ています。2020年から3年間はテレワークも増えたのですが、現在はテレワークも解消されており仕事量が増えてスケジュールが組めない状態になっているのです。ちょっとした仕事のパンク状態がかなりの数で見受けられます。

分類して考えてみます。
・仕事が忙しい
・優先順位がつけられず、後回しになっている
・単にやる気がなく、取り組みがスタートできない
といったパターンに分かれると思います。大きな原因があるわけでもなく、何となく遅れてしまう要因があるだけです。解決策は後ほど提示します。

他の要因も

お客様には締切を守ることができるのですが、社内だと何となく遅れてしまうケースを考えてみると、次のようなこともわかります。
・リーダーとの関係性が良くない
・チーム内の意思疎通がスムーズではない
・情報の共有ができていない
・社内情報を見る時間がない、連絡が届かない
という他の要因もあると思います。

また、
・提出する資料の作成方法がわからない
・作成プロセスについて調べながらやらないとわからないので、どうしても後回しになる
といったこともあるのでしょう。各自の事情があると感じます。

チームの文化として
・社内の場合は締め切りを守らなくても問題が発生しない
・締め切りを守らなくても、何とかなるだろう
という空気感があるのかもしれません。

そのため、問題になるか、ならないかの瀬戸際まで何もしないこともあるのです。

解決するには

人は反省させても意味がない、と唱える学者の方もいます。確かにそう思います。反省しているように見えるだけで、次からの行動を変えるわけではありません。次からの行動を変えるために、できることを考え実践することがベストです。

次の行動を変えるために、何か取り組まなければならないでしょう。忙しい中に時間を割いて、時間を作らなければならないかもしれません。また、段取りを細かく分けて、取り組むにあたってのストレスを減らす方法が必要なのかもしれません。解決のプロセスを考えると次のような流れになると思います。

仕事量の全体を見渡し確認する
優先順位を考える
To Do リストを作る
毎日、仕事が終わった段階でTo Do リストを書き直す
その時、To Do リストの優先順位を入れ替える
毎日続ける。楽になるのは4ヶ月目から。その時から習慣化される

まとめ

仕事は超長期戦なので、能力差による結果の違いはさほど大きくありません。努力の差もそれほど大きくありません。結局のところ継続の差が大きいのです。そのため、世の中の成功哲学は継続できることに主眼を置いています。いわゆる習慣化です。習慣化できる人は、自分の意思に関係なくゴールに到達していくのです。そのサイクルを身につけるために時間をかけたいと思います。

（下記動画は上記文章をAIで読み上げさせています。人の動きもAIが自動生成しており撮影はしておりません↓）