人員減でも「応援」で乗り切れる

スタッフがひとり減ると、チーム内では、納期遅れや顧客クレームを防ぐために臨時ヘルプや残業で「応援」を行うことが増える。最近もよく耳にする事象のひとつ。人が減って困っているので採用してください、と言っている割には困っていない様子があるのです。緊急度が低い様子に見えます。おそらく緊急的なヘルプによって何とかなっているので、問題が小さいと考えているのでしょう。

臨時的なヘルプは短期的には危機回避に成功し、チームの納期遵守率などは維持される。しかし、ヘルプに頼りすぎると過重労働・モチベーション低下というリスクが顕在化する。ムードが悪くなるのです。さらに、他部署に応援を要請するとリソース争奪が起き、結局全社の残業時間は減らないまま、組織全体の稼働が低下してしまう。

したがって「ヘルプだけで何とかなる」という考え方は、部分最適に過ぎず、根本的な課題解決には不十分であると考えています。根本が完治しない治療のようです。表面的な治療しただけの状態と言えるのではないでしょうか。

成功事例から学ぶ全体最適

日本の文化なのか、ヘルプで何とかクリアすることを賞賛する傾向にあります。しかし、それでは続かないと感じており、いつも苦言を呈しています。そんな中、仕組みとしてクリアする事例も出てきています。

  • 製造業：「ライン応援チーム」と交代制シフトを導入。シフト変更に対応できるチームの存在が解決に導いた
  • IT系：工程（スケジュール）の中に、予備日の設定と週1回の技術共有会を組み合わせにより対応できるようになった
  • 小売：繁忙期にパートタイム応援＋需要予測を実装し、人員確保を計画的にした。事前準備ができ解決しやすくなった

    これらの事例は「ヘルプ」の人員やチームを制度化し、プロセス改善と併用することで、部分最適から全体最適へと転換できた典型例になります。このように仕組みとして設置しなければ根本治療は不可能です。

まとめ

「だれかのヘルプがあるから大丈夫」という考え方は短期的な救急処置に過ぎず、組織の長期的成長には不十分。全体最適を目指すためには、仕組みを作ることを優先してください。そのために編成を変えたり、シフトを変えたりする有効な手段です。

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『経営情報Web Magazsine ファースト・ジャッジ』運営執筆 藤原毅芳（fjコンサルタンツ） from2011