業務改善、自動化を進めるときのポイント

業務見直し部分

業務の見直しをするとき、次のようなセオリーがあります。

（1）繰り返し部分を見つけ公式化する
（2）繰り返し部分をフォーマットとして保存する
（3）自動化するプログラムを構築する

業務の自動化を行うときに、「繰り返し部分」に着目するのがポイントです。エクセルでも繰り返し部分は「マクロの記録」を用いて、作業を自動化させることができます。それと同じことが、事務作業と呼ばれる内容について自動化される方向へ進んでいます。

もともと

企業における繰り返し作業の自動化は、プログラミングの作業と原則は同じです。プログラマーの美徳は
・怠慢
・短気
・傲慢
と言われているのです。上記の要素が強いほど、良いプログラムが書けるからです。短くシンプルで美しいプログラムができあがるからです。コツコツと長いプログラムを書いても、ミスの発生が増え、精度が低くなるのです。これは、他の作業でも同じではないでしょうか。

《プログラミング言語Ｐｅｒｌの開発者ラリー・ウォールは、プログラマーの「三大美徳」を
「怠慢」（laziness）、「短気」（impatience）、「傲慢」（hubris）とした》

繰り返し作業を見つける

繰り返し部分を見つけることは簡単なように思えます。しかし、実際の現場においては、「繰り返し作業ではありません」「毎回内容がちがいます」と報告されることがあります。それを、そのまま受け止めてしまうと「繰り返し作業の部分が少なかった」という結果に落ち着くでしょう。少ない部分を自動化しても成果としては小さく、自動化の効果が少なかったとなりかねません。そのため、効率化を考えるときには「繰り返し作業部分を見つける」ことがポイントになるのです。どこが繰り返し部分なのか見極めるスキルが問われるでしょう。

見極め方

一般的に業務の内容を分解するときは下記のようなプロセスになります。

業務フローを分析し、頻繁に行われる作業を特定する
何が変数（状況によって変わる部分）で、何が定数（いつも同じ部分）かを明確にする
例外ケースも含めて、作業のルールを明確に定義する

この場合、ポイントになるのは、「変数」と繰り返し作業の分離です。「変数」を見極めれば「定数」も見えてきます。変数を抜き出すことがここではコツになるでしょう。

まとめ

企業における繰り返し作業は、「見つけて」「フォーマット化して」「自動化する」というサイクルを経て、徐々に姿を消していくことが予想されます。この変化は一見脅威に感じられるかもしれませんが、実際には人間がより創造的で意味のある仕事に集中するための大きなチャンスでもあります。現場では反発も当然あるでしょう。しかし、避けられない流れにはどうすることもできません。未来を想像し次に進むしかありません。自動化によって生まれた時間とリソースをどのように価値創造に振り向けるか。ここは想像できない人もまだいます。そのため、改革スピードが遅いのではないでしょうか。しかし、新たに生まれる時間とリソースが差別化になること、競争力になることを理解している人は一気にスピードを加速させていると思います。このポイント、かなり大事です。

（下記動画は上記文章をAIで読み上げさせています。人の動きもAIが自動生成しており撮影はしておりません↓）