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ミーティングに必要な機能性と人

fjconsultants Blog:4,631投稿目 fjコンサルタンツ藤原毅芳執筆

決定する人がいないミーティング

参加メンバーの中に、司会はいるが、決定する、決断する人がいない場合が突発的に発生することがあります。
そのとき、ミーティングでは決定事項が決まりません。
判断、決断が行われないのです。
この現象、組織の構造としては興味深いところがあります。
なぜなら、議論は積極的に進みますが決まる気配がない。
議論が巡っていくだけ。
そんな現象になるからです。
どうしてそのようなことが起こるのでしょうか。

原因は

もともと、強い権限を持った人がいる組織はミーティングの議論が議論になっていません。
話し合いになっていなかった可能性があります。
強い権限を持っている人が議論をコントロールしている。
結論を決めてから議論させているからです。

ミーティングの意見操作です。
そのため、参加されている方が意見を言うのですが、意見を通す意欲が低いのが特徴です。
意見を求められるが、自分の意見が通るとはあまり感じていないのです。

司令塔がいない

強い権限を持った人が司令塔になっていた組織・チームでは、司令塔がいなくなると迷走します。
意見を述べていくのですが、それぞれの意見の内容をまとめたり、位置付けたりする人がいません。
もともと、そのような機能が必要なかったからです。

意見をまとめる


通常、複数の意見があれば、それぞれの主張を簡潔にまとめる作業が必要です。
中には意見を述べるとき、長話をしてしまうからです。
「それは、このような意見ですね」
と簡潔にしてくれる人が必要です。

意見の関係性をまとめる


他にも、それぞれの主張の位置関係をわかりやすくしてくれる人もほしいところです。
この意見とこの意見は同じような内容。
この意見とこの意見は対立構造。
といった形で意見のポジションをまとめる作業です。

結論を導く

最後には、結論を導く人が必要。
複数の意見や多数の意見を見て部分最適するのではなく、全体にとってベストな全体最適を考えられる人が結論を導くことです。

まとめ

有益なミーティングに到達するには時間がかかります。
強い権限を持った人が司令塔になる場合には、有益性は低いままです。
議論になっていないからです。
意見をただ披露する場として機能して終わり。
そこから上の次元に飛躍することはありません。
また、ミーティングの時間の長さに有益さは比例しません。
長ければ良いわけでもないのです。

それぞれの意見をまとめる、それぞれの意見の関係性をまとめる、といった機能をミーティングに取り入れていくことで有益性は高くなります。
この機能を発揮できるようミーティングを進行することがカギになると感じます。

藤原毅芳写真
この投稿記事を書いたのは経営コンサルタント  藤原毅芳 fujiwara takeyoshi (fjconsultants)
1971年生まれ 鎌倉市在住 fjコンサルタンツ代表 一般社団法人暮らし振興支援機構理事 単著8冊、監修1冊、海外翻訳出版1冊、講師として宣伝会議の『マーケターのためのPDCA実践講座』などで継続的高評価を受けている。2021年大手都市銀行シンクタンクの法人会員限定雑誌に『売れる仕組み〜マーケティングの基本』を執筆。『この世に残るべき企業を支援する』を軸とした考えで経営の現場で課題をスピード解決し企業を発展させている。公式Webサイトhttps://www.fujiwaratakeyoshi.jp/