ミーティングに欠席

徐々に忙しい雰囲気になってきました。定期的なミーティングの出席率が下がる傾向にあります。お客様の予定なので、と欠席理由は明確なのですが、それにしても欠席する人が増えているように感じます。最近は「ミーティングなんて必要ない」という意見もあり、ミーティングの開催が争点になっています。究極のところ、目標を達成できるならばミーティングは不要かもしれません。

ただ、在宅勤務は定着しなかったのを見ると出社には意味があるはず。それならば、ミーティングにも意味を持たせることが先決なのかもしれません。現在は情報共有できるツールが発達しているので、ミーティングで情報共有する必要がなくなりました。そのため情報共有しか得られない人ほど、出席したくなくなるかもしれないのです。

ミーティングをよく欠席する人の特徴を振り返ってみます。次のような特徴があると思います。

単なるスケジューリングミス

スケジュール調整ができない人がいます。よく見ると、自分のスケジュールはすべて委ねています。自分で調整を試みていません。そのため、調整できる部分があっても調整しない。調整しようとしない。優先順位もつけられいのです。調整できるスケジュールと調整できないスケジュールの2つに分けるところから意識することです。

意識の欠如

参加者がミーティングに参加する意欲が低下していることが、ミーティングの出席率低下の原因になることがあります。ミーティングが無駄に長い場合や、参加者が発言できない状況が続く場合、ミーティングに参加することを避ける傾向があるかもしれません。また、ミーティングが重要でないと感じるとき、出席を避けることもあります。総じて、意識の欠如となります。

まとめ

欠席をよくする人が特定の人に集中していることもあります。その場合は、調整ミスや忘れていたこともあるでしょう。スケジューリングスキルが低いケースもあります。これはスキルアップの余地もあるので改善できる内容です。ただ、意識の欠如は、「出席の放棄」の場合もあるので見極めていきたい内容です。単に忙しいなら問題ありませんが、出席自体を放棄しているならば大問題。ミーティングの欠席を軽く考えないことです。

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スキマ時間に読めるビジネスリーダーのための『経営情報Web Magazine ファースト・ジャッジ』fjコンサルタンツ藤原毅芳執筆