「完了」の定義を揃えると変わる

同じ悩みが増える時期

似たような悩みを同時期に耳にすることがあります。最近だと
・チームのメンバーがやるべきことを実行しない
という悩みを聞きました。複数です。

そんなときは、世の中の流れから換算して、この悩みが同時多発で起こっていると感じることもあるのです。ここ数年を振り返ると
・外に出ない期間（リアル面談減少時期）
があり、時間が増えました。しかし、その後、元通りになると以前と同じことができなくなっているのです。時間の配分を忘れ、やるべきことができなくなっているという解釈です。

「完了」の定義を揃える（Definition of Done）

このような状況のときは、やるべきことを細分化。そして、その細分化された内容を定義していくことです。指示が実行されない最大の原因は、リーダーとスタッフの間で「何をもって完了とするか」の認識がズレていることだと考えています。

曖昧な指示：
「なるべく早くやっておいて」「いい感じにまとめて」
明確な指示：
「◯月◯日金曜日の15時までに、PDF形式でチャットに提出してください。宛先は〇〇リーダーです」

「やるべきこと」を因数分解し、だれが見ても「終わった」か「終わっていないか」が判定できる状態がベストです。

最初の「一歩目」を極限まで小さくする

人間は、着手するまでのハードルが高いと先延ばしにする習性があります。「提案書を完成させる」というタスクは重すぎますが、「提案書のファイルを作成し、ファイル名を付けて保存する」ならすぐに終わります。

スタッフが動き出せない時は、タスクが大きすぎる可能性があります。すぐにできることを考え、
「まずは1分でできること」
「今日中にできる1つのアクション」
までタスクを細分化して提示するのも有効です。最初の一歩は一緒になって行動すると確実でしょう。

「進捗確認」を仕組み化する

「あれ、どうなった」とリーダーが思い出して聞くスタイルは、双方にとってストレスです。これを確認するタイミングをあらかじめカレンダーに入れてしまう方法もあります。定例化するのです。

朝：
短時間で「今日やること」「困っていること」「止まっていること」だけを共有
1on1：
定期的に進捗のボトルネックを確認

重要なのは、スタッフを監視することではなく、
「実行を妨げている障害物（不明点、他部署との調整、リソース不足など）をリーダーが取り除く機会」
として設定すること。監視という姿勢になってしまうと反発も生じますし、監視されて気分が良い人はいないでしょう。

まとめ

このように書いてみるとわかりますが、最も重要なのはリーダーの姿勢です。先週言ったことと今週言っていることがちがう、あるいは「最優先」と言った案件をリーダー自身が忘れている場合、スタッフは「どうせまた変わる」「やらなくてもバレない」と学習してしまいます。決めたことはリーダーが率先してやり切る。この一貫性が、チーム全体の「実行力」の基準を作ると信じています。