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そろそろデジタル化へきっかけをつかむ

【fjconsultants365日Blog:4,358投稿目】
~経営には優先順位がある~fjコンサルタンツ藤原毅芳執筆

振り返り

16年前(2003年頃)のこと。
営業をしていたことの話です。
ファックスで注文を受けていました。
1000年だと1日の注文件数が100件だったのがその年には200件/日に増えていたころです。

これを注文書ファックスを紙ベースで処理していたとき、担当者は次のような流れでした。

1)ファックスに取りに行く
2)注文書を見ながら受注内容を入力(エクセルに)
3)倉庫に発送指示(手作業でファックス送信)


しかしこれだと急増したとき、さすがにパンク。
改善を求められたのです。
そこで、ファックスをデジタル化(電子化)
プリントアウトすることなく処理することにしました。
送付されてきたファックスを画面に表示させるだけです。
プリントアウトをなくし、画面上で処理する。

倉庫への指示も電子ファックスで一括送信。
ボタンを1回押すだけで処理が済んだのです。

改善理由

なぜ当時、改善したのか。
受注量が2倍になったからです。
現場がパンクしたからです。
しかも増員できない状況でした。

これが受注量が同じであれば手作業をしていたでしょう。
プリアントアウトされたファックスで処理していたでしょう。
それが良い悪いではなく、改善しなくてもできる量だったからです。

改善は成長が前提

そのように考えてみると今でもプリントアウトされたファックスで作業されている現場は
・仕事量が変わらない
・もしくは仕事量増加にともない増員している

と感じます。

仕事量が増えてきたとき、『増員してほしい』という要望は正しのですが、そのとき一緒に
増員しなくても解決できないのか
を検討してほしいです。

最近ではDX(デジタルトランスフォーメーション)と叫ばれています。
当ブログでも取り上げたことがあります。

とりあえず『紙をなくす』ことからです。
この状況、2000年ごろに『電子手帳』が出てきた状況と似ています。
手帳を電子化する動きでした。
手帳は今でも存在していますが、段々とスマホに移行しています。

移行期は時間をかけて、結局はすべて移行するのが過去の流れです。
時間はかかりますが結局は移行していくのです。

まとめ

デジタル化は個人的に10年前から行っています。
手帳をやめたのが分岐点でした。
その後、データ保管場所がクラウドになり、仕事する場所の制約がなくなりました。
時間有効活用ができるようになり自由度が増しています。

企業経営も同じことが今後10年かけて行われていくでしょう。
事務所に戻らないとできない仕事がなくなる。
事務所に行かなければ処理できない仕事がなくなる。
店舗、店頭の仕事はなくなりませんが、事務処理に関してはデジタル化は避けられそうにありません。

ベテランスタッフから教育が必要な部分です。
『デジタル化する方が効率が落ちる』
『今までのやり方の方が便利なのです』
『デジタルの方が不安です』

と何度言われてきたことでしょうか。
しかし、デジタル化が浸透したときには誰しもこんなことは言わなくなります。
デジタル化した方が工数が減るからです。
便利だからです。
だからこそ、進めてもいいと考えています。

藤原毅芳写真
この投稿記事を書いたのは経営コンサルタント  藤原毅芳 fujiwara takeyoshi (fjconsultants)
1971年生まれ 鎌倉市在住 fjコンサルタンツ代表 一般社団法人暮らし振興支援機構理事 単著8冊、監修1冊、海外翻訳出版1冊、講師として宣伝会議の『マーケターのためのPDCA実践講座』などで継続的高評価を受けている。2021年大手都市銀行シンクタンクの法人会員限定雑誌に『売れる仕組み〜マーケティングの基本』を執筆。『この世に残るべき企業を支援する』を軸とした考えで経営の現場で課題をスピード解決し企業を発展させている。公式Webサイトhttps://www.fujiwaratakeyoshi.jp/