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～経営には優先順位がある～fjコンサルタンツ藤原毅芳執筆
行き違い
仕事量が増えていくと仕事の精度が下がる人がいます。
仕事に関わる人も増えていく、仕事の案件も増えていくため、ひとつひとつの精度が下がるのです。
その一方で、仕事が増えても精度が変わらない人もいます。
どんなに忙しくても漏れがない。
ミスもほとんどない。
しかも締め切りに遅れない。
いったい、どこが違うのでしょうか。
原因
行き違いが発生すること自体は防げませんが、行き違いを減らすことは可能です。
お互いが発言した内容を確認すればいいだけです。
しかし、口頭で打ち合わせをすると自分のノートにメモして終わり。
お互いに共有することがない。
共有しないので、確認することもできず、行き違いが発生した後も軌道修正なしで仕事が進捗してしまうのです。
打ち合わせするときは
議事録担当をしていたときがありました。
そのとき、打ち合わせしながらメモを取るのではなく、いきなり議事録作成をすることに落ち着きました。
メモをとって、後から議事録を作成するのも二度手間。
そうであるならば、いきなり作成すれば即終了。
打ち合わせが終了した時点で、情報共有可能で、内容の確認もその場で終わってしまいます。
テクノロジー
打ち合わせ記録は自動化され始めています。
議事録自動作成ツール群です。
音声を自動認識し文字化するツールです。
人工知能を利用しているツールも存在しています。
どのようにまとめるのか
打ち合わせの発言を自動文字化するのはメリットですが、ただ文字になるだけでは活用できる議事録にはならない。
というのも、打ち合わせや話し合いは論点があるので、論点と意見の関係性をまとめる作業が必要だからです。
結論を導いたり、次への宿題を明確にする、課題をはっきりさせる過程が求められるからです。
どちらかといえば、次の行動や実践につながるところが重要なのです。
まとめ
行き違いを防ぐには、打ち合わせが終わったときに即確認作業をすること。
時間が経つほど忘れるので、その場で完了させる。
仕事ができる人ほど、その場で確認作業を終えてしまう。
持ち越すことをしない。
忙しい人ほど、次の打ち合わせに入ると前の打ち合わせ内容を忘れてしまうので、その場で処理してしまうのです。
デスクに戻ってから処理しよう、まとめようとしても余計に時間がかかるだけで生産性は下がっていくだけです。
・その場で完了させる
・その場で次の段取りを終えておく
といったことが忙しくても精度の下がらない仕事のコツです。
