【fjconsultants365日Blog：3,703投稿目】〜1日3分、3ヶ月で1冊分の知識転移〜
こんな問題を抱えている
「どうして知らないの？伝えてあるでしょ」
「見てないの？グループウェアを」
「チェックしてる？他のメンバーのスケジュール」
一緒なオフィスで働いているのになぜか
情報が行き渡らない。伝わらない。
情報量が増え情報共有の量も飛躍的に増加
しているので仕事といえばメールやグループ
ウェアをチェックすることばかり。
スマホの通知が追いかけてくるのが現状では
ないでしょうか。
「休まる時がない」という声も聞こえてきます。
そんな中でどの情報が重要なのか、わかりにくく
なっていないでしょうか。
これでは情報共有がうまくいくはずがありません。
情報共有に手を焼いているリーダーやスタッフの
方は情報共有をこの機会に見直してみるのも
ひとつの方法です。
共有したい情報とは
情報共有の課題点を探るために
現状の情報共有の現状を振り返ります。
共有したい情報とは
・仕事の進捗状況、進捗管理
・会社の決定事項
・スケジュール連絡
・顧客情報
・業界の最新情報
などがあります。
特に複数人が関わって進捗させる
事柄については情報共有が要に
なってきます。
仕事の進捗状況、進捗管理
特に仕事やプロジェクトの進捗状況、
進捗管理は「うまくいかない」ことが
多いのではないでしょうか。
社外の人も関わって進めるプロジェクト型の
仕事ではその点が顕著です。
「誰が連絡するの？」
「共有してないの？」
といつも気を張っていなければならない
リーダーの方もいるのではないでしょうか。
決定事項が決定事項にならない
他にも、会社の取り決め、決定事項が
新たに追加されたのに情報が行き渡らず
結局のところ、決定した取り決めが
ウヤムヤになっていることはないでしょうか。
これでは決定事項が会社のルールにならない
のです。
せっかく会社のルールをつくっても情報が
共有されないことでルール自体がルールに
ならないという状況が生まれてしまいます。
情報共有の現状とは
では情報共有の現状とはどのような
様子なのでしょうか。
リーダーによっては情報共有されない
ことが恐怖なので、あれもこれも
「すべて共有して」と言っています。
中には、顧客に送付するメールに
すべてCCをつけるよう要求する
リーダーもいると聞いています。
これ、情報共有依存症です。
情報の取捨選択ができていない状況です。
リーダーはすべてのメールに目を通して
いたら本来の仕事ができるのでしょうか。
それぐらい情報の洪水にのまれてしまって
いるのが現状です。
情報共有の課題とは
情報共有の課題を考えてみると
・情報の取捨選択
・共有ツールの選定
が大切なポイントになると考えて
います。
情報の取捨選択とは、
・共有すべき情報の優先順位
をつけること。
その優先順位をスタッフ全員が
理解し取捨選択ができるようになることです。
たとえば
「良い情報は後でもかまわないが
悪い情報は即共有せよ」
という格言があります。
これは情報の緊急度を理解できているか
という問題です。
他にも、顧客との約束や取り決めが
新たに交わされた時に、共有すべき
です。
これは情報の重要度の理解の問題です。
このように情報には緊急度と重要度が
あり、情報の内容によって
・すぐに共有する
・誰に共有する
という取捨選択が可能なのです。
共有ツールも重要になってきた
情報共有のツールの幅が広がって
います。
以前はメールしかありませんでした。
CCをつけて送付するか、もしくは
メーリングリストを利用したりするしか
方法がなかったのです。
これはこれで便利だったのですが
プロジェクト毎に振り返りをする
場合は検索をする必要があり手間が
かかるのが難点でした。
今は、グループウェアというツールが
普及しているのでその点は解決されて
います。
私のPC、スマホに入っているグループ
ウェア（アプリ）は
・Slack
・Salesforce
・Chatwork
・WowTalk
・LINE WORKS
・＋メッセージ
・J-MOTTO
・desknet’s NEO
などです。
どれもそれぞれ特徴がありますが使い
やすいツール群です。
メール以外の選択肢も活用すべきと
感じます。
情報共有の解決策とは
情報共有の解決策のカギになることが
あります。
それは共有する情報を取捨選択し
ツールを選ぶことだけではなく、
共有する情報を
・短く的確にすること
です。
ビジネスで伝える情報が難解で
あることは稀でほとんどが
シンプルに伝えることが可能です。
特に問題視しているのが
・ダラダラと状況報告が続く
・結論がわからない
・次に何をするのか不明確
といった調子の内容です。
これでは、読む側の時間も奪うことに
なり会社の生産性が低下する要因にも
なるのです。
説明するのが苦手な人に対しては
「とりあえず状況を写真で送って」
とお願いすることにしています。
言葉より写真の方が情報量が
数倍にもなりますし手間も
かかりません。
写真だけで完結することもあるのです。
情報共有はポイントを押さえて進める
ことです。
最初から完璧を求めすぎると続きません
ので、ゆるやかに定着を求めていくことが
大切になると感じています。
