組織は、【報告】で成り立っています。
口頭での報告、文書での報告と形式は
様々あってもいいですが、報告内容は
パターン化した方が読みやすいし、
理解しやすい。
時間の短縮にもなります。
また、報告をパターン化することにより
報告する人の思考がつくられる、という教育の
側面も出てきます。
では、どんな報告パターンにするのか？
原則は次の通り。
【報告の原則】
1）結論
2）理由
3）次回
の3つに集約されます。
具体的には、
1）結論
結果、結論から話しをします。
2）理由
状況、背景、
判断基準
を説明します。
3）次回
次の行動予定、計画の案を説明し、
展開を述べます。
こうやって文章で書くと当たり前のことに感じます。
しかし、現在の会議やミーティングを
徹底してこの報告パターンにするには
毎回、指摘をする必要があるので、
予想以上に手間がかかります。
たとえば、結論から話しを始める事ができない人が多い。
状況説明から一生懸命話し出すので、なかなか遮るのが
難しかったりします。
また、結論を言う前に、理由を並列で何個も説明する人もいますね。
その方が、説得力があると思っているみたいです。
これは、説得力といより、ゴリ押しです。
これでは、すんなり受け入れられる話しも、嫌悪感で
拒否されることも出てきてしまいます。
注意が必要ですね。
思考を変えるには、数十年染み付いたクセが
ありますから、反復の連続です。
ただ、報告パターンが浸透すると、経営の
スピードが増すのは事実。
定着させたい部分です。
